Lesezeit ca. 3 Minuten
Wieso eine schriftlich ausformulierte Meeting-Einladung hilft, die geplante Besprechungszeit effizient zu nutzen.
Business-Meetings – ganz gleich ob online oder offline – sind häufig ein essenzieller Bestandteil der beruflichen Alltagsroutine, und das nicht erst seit Beginn der Corona-Pandemie.
Sinnvoll geplant, sollen sie dem Austausch von Teams dienen und dabei helfen, gemeinsam Lösungsansätze für bestehende Probleme zu erarbeiten.
Gefühlt nimmt die Zeit, die man in und mit Meetings verbringt, jedoch stetig zu. Zeit, die nicht selten als verschwendet angesehen wird.
Eine Studie des Online-Terminplaners Doodle bestätigt genau diese Vermutung. Demnach verbringt der durchschnittliche Arbeitnehmer drei Stunden pro Woche in Meetings – zwei Stunden davon sind der Befragung zufolge reine Zeitverschwendung, die letztendlich Kosten bedeutet. In Zahlen ausgedrückt summierte sich diese Zeitverschwendung 2019 in Deutschland auf ca. 4,69 Mrd. Stunden und verursachte Kosten in Höhe von ca. 60 Mrd. Euro. Diese Kosten können teilweise bereits durch wenig Aufwand eingespart oder zumindest verringert werden.
Grobe Struktur vorgeben
Einsparungspotenzial gibt es zum Beispiel schon vor dem eigentlichen Meeting, und zwar beim Versenden der Einladung. Denn oftmals wird lediglich der Termin mit Link zum virtuellen Raum bzw. zum Namen des physischen Treffpunkts verschickt.
Aufgrund fehlender Informationen in der Einladung bleibt dadurch kostbare Zeit auf der Strecke. Die potenziellen Teilnehmerinnen und Teilnehmer können meist nur aus dem Betreff erahnen, welche Thematik besprochen werden soll, und haben nur selten genauere Informationen zum Inhalt des Meetings geschweige denn zu den Ergebnissen, die durch das Meeting erreicht werden sollen.
Vorteile erkennen
Genau dieses Informationsdefizit kann durch eine gut vorbereitete Einladung vermieden werden und bringt uns zu der Frage: Wieso ist eine schriftlich ausformulierte Meeting-Einladung sinnvoll und wie kann diese dabei helfen, die geplante Besprechungszeit möglichst effizient zu nutzen?
- In erster Linie soll die Einladung einen Überblick geben, was in dem Termin besprochen werden soll. Dadurch sind alle Teilnehmenden vorab informiert und möglichst auf demselben Wissensstand. So muss keine Meeting-Zeit verwendet werden, um alle Personen erstmal ins Thema zu holen.
- Eine ausformulierte Einladung ermöglicht es den Teilnehmern, sich auf das Meeting vorzubereiten und sich bereits im Vorfeld mit dem Thema auseinanderzusetzen. Dadurch wird das Meeting konstruktiver und Lösungsansätze können schneller erarbeitet werden.
- Die schriftliche Einladung beinhaltet im besten Fall bereits eine Agenda, die dazu genutzt werden kann, dem Termin eine Struktur zu geben und bei der Lösungsfindung zu unterstützen. Die Agenda dient als roter Faden und hilft, den Fokus auf das Thema nicht zu verlieren. Sie unterstützt die Teilnehmer dabei, konzentriert zu bleiben und die veranschlagte Besprechungszeit möglichst effizient zu nutzen.
- Es kann vorkommen, dass für das Meeting wichtige Teilnehmer nicht eingeladen werden, schlichtweg aus dem Grund, dass der Ersteller die Personen nicht kennt. Beinhaltet die Einladung lediglich einen Betreff und keinen weiteren Text, werden die fehlenden Teilnehmer entweder gar nicht oder erst im Termin hinzugefügt. Geschieht Letzteres, muss der neu hinzugefügte Teilnehmer zuerst zum Thema abgeholt werden, was zusätzliche Zeit kostet, die im Meeting nur selten vorgesehen ist. Ein Einladungstext kann dies verhindern, da die eingeladenen Teilnehmer dadurch weitere für das Meeting notwendige Kollegen identifizieren und die Einladung vorab an diese weiterleiten können.
- In der Einladung können bereits Erwartungen und Ziele kommuniziert werden, welcher Output für das Meeting angestrebt wird bzw. welches Ergebnis am Ende erreicht werden soll. Dies kann – zusammen mit der Agenda – dabei helfen, den Fokus auf die Lösungsfindung zu richten und die Produktivität des Meetings zu erhöhen.
- In der Einladung können bereits konkret zu besprechende Fragestellungen aufgezeigt werden. Soll in dem Meeting beispielsweise die Verbesserung von Arbeitsabläufen diskutiert werden, ist es sinnvoll, diese Fragen direkt in der Einladung aufzugreifen:
– Wo können wir Arbeitsabläufe optimieren?
– Wie kann die Optimierung konkret aussehen?
– Hat die Verbesserung Auswirkungen auf andere Bereiche? Wenn ja, auf welche Bereiche und welche Auswirkungen hat sie dort?
– Kann die Optimierung direkt umgesetzt werden oder müssen zuvor Investitionen getätigt werden? Wenn ja, wie hoch werden diese vermutlich sein?
Um die eben genannten Punkte umzusetzen, muss im Vorfeld zunächst auch Zeit investiert werden – entweder durch den Ersteller des Meetings oder die eingeladenen Teilnehmer. Diese Zeit ist jedoch sinnvoll investiert und kann, sofern alle mitmachen, dabei helfen, die Zeit im Meeting effizient zu nutzen. Nicht selten ist das Meeting dadurch früher als geplant vorbei und man hat am Ende sprichwörtlich Zeit „gewonnen“.
Ihr Ansprechpartner:
Martin Bauer | Business Analyst | martin.bauer@lucke-edv.de
Lucke EDV GmbH | Zurück
