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Einleitung
Nur selten verlaufen Projekte reibungslos, denn während der Laufzeit, also von der Idee bis zum Abschluss, können jederzeit Imponderabilien (besser/ verständlicher: Unwägbarkeiten) auftreten. Dabei handelt es sich um unbekannte und nicht kalkulierbare Risiken, welche zum Startzeitpunkt nicht berücksichtigt und nicht quantifiziert werden konnten.
Es geht nicht darum, dass man die richtigen Dinge tut, sondern man muss die Dinge auch richtig tun.“
Peter Ferdinand Drucker, US-amerikanischer Ökonom
Im Folgenden finden Sie fünf häufige Fehler in Projekten bzw. im Projektmanagement, die das Gelingen erschweren können, sowie Ratschläge und Strategien, wie diese Fehler vermieden werden können, bevor sie den Projekterfolg gefährden.
Projektziele klar definieren
Eine klare Zielformulierung und Zielanalyse können den Aufwand in späteren Phasen erheblich reduzieren. Nicht selten genug sprintet man vorneweg und beschäftigt sich damit, das Projekt umzusetzen, ohne sich Gedanken darüber gemacht zu haben, wie eigentlich das Ziel erreicht werden kann und welche weiteren Maßnahmen dafür notwendig sind. Daher ist es durchaus empfehlenswert, die Ziele SMART (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgerecht) zu beschreiben und zu dokumentieren, um Klarheit über den Zweck zu schaffen und sich daran orientieren zu können.
Auswahl der richtigen Methodik
Bei Projektmanagement-Methoden bzw. Projektmanagement-Vorgehensmodellen handelt es sich im Wesentlichen um unterschiedliche Ansätze zur Durchführung eines Projekts. Jede Methodik verfolgt ihren eigenen Prozess und Ablauf. Die Wahl der richtigen Methodik zur Durchführung Ihres Projekts ist der Schlüssel zur Gewährleistung einer zügigen und präzisen Durchführung. Wenn Sie Projekte ohne die vorhandenen Methodiken durchführen oder Ihre Projekt- und Teamkompetenz mit der falschen Methodik in Einklang bringen, erhöht dies das Risiko des Misserfolgs bei der Umsetzung. Zur Auswahl stehen auf der einen Seite die traditionellen, sequenziellen Vorgehensmodelle, wie zum Beispiel Wasserfall oder kritischer Pfad, sowie auf der anderen Seite die derzeit beliebten agilen Vorgehensmodelle, etwa Scrum und Kanban. Jede davon dient einem anderen, aber manchmal überlappenden Zweck. Grundsätzlich sollten sie zur Unternehmensphilosophie passen und die Mitarbeiter sollten sich damit identifizieren können. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Fähigkeiten Ihres Teams gut auf die gewählte Methode abgestimmt sind.
Klare Rollenverteilung
Zu einem erfolgreichen Projekt gehört eine klare Aufgaben- und Rollenverteilung. Für die einzelnen Themenbereiche existieren daher meist unterschiedliche Projektrollen. Jede Rolle hat somit entsprechende Interessen zu vertreten und deckt dadurch ein besonders breites Spektrum an Themen ab, die bei der Umsetzung von großer Bedeutung sind. Ein Kernproblem in der Projekt-Initiierungsphase ist, dass Auftraggeber oft (noch) nicht klar definieren können, welche Rollen überhaupt gebraucht werden. Im Weiteren liegt es nicht zuletzt am Rollenverständnis, wie gut eine Rolle im laufenden Projekt jeweils erfüllt wird. Daher lohnt es sich, die Projektrollen genauer zu betrachten und für die Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses klar zu definieren und voneinander abzugrenzen. Projekterfolg benötigt einen Standard und ein ganzheitliches Verständnis aller Rollen und deren Schnittstellen, das auch aktiv gelebt werden muss.
Wertschätzende und offene Kommunikation
Bestimmte Kommunikationsstile, bestehende Spannungen, Zielkonflikte, verfrühte Kommunikation oder Fehlkommunikation können ebenfalls dazu führen, dass das Projekt erheblich ins Stocken gerät. Der gemeinschaftliche Umgang innerhalb von Unternehmen mit ihren vielseitigen Mitarbeitern, wo jeder Einzelne eine große Bedeutung in seiner Rolle für das Projekt besitzt, fördert den Zusammenhalt und den Teamspirit. Ein wichtiger Faktor für den Erfolg von Projekten ist eine offene, wertschätzende Kommunikation. Im häufig hektischen Tagesgeschäft gerät dies in großen wie in kleinen Organisationen jedoch gerne in Vergessenheit.
Ausführliche Dokumentation
Durch immer strengere regulatorische Vorschriften wird die entwickelte Prozesslandschaft in ihrer Betrachtung permanent komplexer. Mangelndes Verständnis für die existierende, häufig auch festgefahrene Umgebung birgt die Gefahr, dass die Vorstellungen einer weiteren Projektumsetzung sich später schwieriger herausstellen als zunächst angenommen. Daher ist es besonders wichtig, auf eine umfangreiche und ausführliche Dokumentation zu achten. Gemäß DIN 69901 bedeutet dies eine „Zusammenstellung ausgewählter wesentlicher Informationen über Konfiguration, Organisation, Mitteleinsatz, Probleme und deren Lösungen, Risiken, Ablauf und erreichte Ziele des Projektes“. Sie stellen also die wichtigsten Dokumente, die während Ihres Projekts anfallen, zusammen, um so eine gut strukturierte und aussagekräftige Sammlung von Unterlagen zu schaffen. Anhand dieser ist es dann möglich, das Projekt nachzuvollziehen und weitere Vorhaben reibungslos zu implementieren.
Wir unterstützen Sie
Wir von der Lucke EDV unterstützen Sie sehr gerne mit unserem fachlichen Know-how und unseren methodischen Fähigkeiten bei der Umsetzung Ihrer Projekte. Von der Analyse über die Initialisierung, Planung und Steuerung bis hin zum Abschluss und zur Übergabe sind wir Ihr kompetenter Ansprechpartner.
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Ihr Ansprechpartner:
Simon Jennerwein – Product Owner – simon.jennerwein@lucke-edv.de
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