Agilität ohne Grenzen? Auswirkung auf die Motivation der Mitarbeitenden
5. April 2022 | #LuckeEducation
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Einleitung
In der Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren Agilität bzw. agiles Arbeiten als Trend etabliert. Der Abbau von Hierarchie in der Unternehmensstruktur, die gesteigerte Eigenverantwortlichkeit des Einzelnen und das kundenorientierte Arbeiten sind einige wesentliche Merkmale, die sich hinter dem Begriff „Agilität“ verstecken. Dazu kommt die Verwendung von neuen Methoden, wie z.B. „Scrum“ oder „Kanban“.
Gerade zu Beginn wurde Agilität besonders in IT-Unternehmen und Start-ups eingesetzt. Mittlerweile arbeiten immer mehr Unternehmen aus anderen Bereichen und Branchen nach agilen Methoden.
Doch welche konkreten Herausforderungen bestehen mit der Einführung von agilen Arbeitsweisen?
Gerade bei der Einführung von agilen Methoden in vormals hierarchisch geprägten Arbeitsumfeldern zeigen sich viele Anlaufschwierigkeiten. Werden diese nicht zeitnah gelöst, kann es zu einem Scheitern der gesamten Einführung kommen.
Folgende herausfordernde Aspekte können hierbei auftreten:
– Kollegen, die prinzipiell gegen eine agile Arbeitsweise sind
– Gesteigerte Transparenz für viele Mitarbeiter unakzeptabel
– Projektleiter bzw. Führungskraft fehlt, die klare Anweisungen gibt
– Zunehmende Kommunikationsaufwände, die als unnötig betrachtet werden
– Auseinandersetzung mit neuen agilen Methoden
– Zu wenig freie Kapazitäten seitens Mitarbeiter zum Durchdringen der neuen Arbeitsweisen
– Sehr strukturierte Arbeitsabläufe der Mitarbeiter, daher weniger Bereitschaft etwas Neues auszuprobieren und Risiken einzugehen
Einführung
An dieser Stelle ist anzumerken, dass Agilität nicht um jeden Preis in einer Abteilung bzw. dem gesamten Unternehmen eingeführt werden sollte. Sofern bspw. das gesamte Team gegen die Einführung ist und dies anhand der vorliegenden Rahmenbedingungen auch begründen kann, sollte aus der Managementperspektive eine kritische Reflexion stattfinden. Ergebnis dieser Reflexion kann sein, dass zunächst weitere Maßnahmen getroffen werden müssen, bevor mit der weitreichenden Einführung geplant wird. Es ist in diesem Fall auch nicht zielführend, sehr gut funktionierende Strukturen zu zerstören, nur um zwingend agil zu arbeiten.
Nehmen wir nun den Fall an, dass wir uns in einem Arbeitsumfeld bewegen, indem Herausforderungen bestehen, die zwar einen negativen Effekt auf die Motivation der Mitarbeiter haben, jedoch lösbar sind. Hierbei schauen wir uns kurzfristige und mittelfristige Ansätze an, um die Motivation der Mitarbeiter bei der Einführung von agilen Methoden zu steigern.
In der Einführungsphase kommt es vor allem darauf an, zunächst eine gemeinsame Basis zu schaffen. Hierzu eignen sich Grundlagenschulungen, die sich auf die zu verwendende agile Methode beziehen. Dabei ist es empfehlenswert, für das gesamte Team eine gemeinsame Schulung zu organisieren. Gemeinsam mit dem Schulungsleiter können so von Beginn an kritische Fragen geklärt werden, sodass später im Team weniger Grundsatzdiskussionen methodischer Natur stattfinden. In der darauffolgenden Orientierungsphase findet das Team mit der Zeit eine für sich gut funktionierende Auslegung der methodischen Vorgaben.
Ein ausgewählter Motivator bzw. agiler Coach sollte in dieser kritischen Phase das Team begleiten und unterstützen. Wichtig ist, dass diese Person neutral auftritt und keine Partei in Diskussionen ergreift. Agile Methoden leben von dem kritischen Austausch zwischen den Mitarbeitern. Eine zentrale Bedeutung nimmt dabei die konstruktive Steuerung der vorgetragenen Verbesserungsvorschläge bzw. Kritikpunkte ein.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass seitens der Führungskräfte klar kommuniziert wird, dass mit der zunehmenden Transparenz im Rahmen der agilen Arbeitsweise keine gesteigerten Controllingmaßnahmen einhergehen. Auch wenn die einzelnen Aufgaben nun auf diversen Boards sichtbar und verfolgbar werden, gilt es hier dem Mitarbeiter zu verdeutlichen, dass der Vertrauensvorschuss mit der agilen Methodik eher weiter zunimmt. Es findet eine erweiterte Verantwortungsübertragung auf den einzelnen Mitarbeiter statt, da der Mitarbeiter selbstständig in einem fest vorgegebenen Rahmen seine Aufgaben priorisieren und ausführen kann.
Für den mittelfristigen Erfolg ist ein wesentlicher Punkt von enormer Bedeutung: Spaß bei der Arbeit zu haben!
Die Aufgabe der Führungskräfte ist hierbei entsprechende Rahmenbedingungen zu schaffen, damit sich eine positive Unternehmenskultur im Kontext Agilität entwickeln kann. Die einzelnen Mitarbeitenden sind im Gegenzug in der Pflicht, diese Kultur mit ihren Ideen und Werten voranzubringen. Die beiden Faktoren „Spaß“ und „Selbstverwirklichung“ bilden eine wichtige Basis, um den Transformationsprozess hin zum agilen Arbeiten mit Leidenschaft angehen zu können.
Regelmäßig wiederkehrende Team-Events stärken das Vertrauen untereinander und führen im Idealfall zu einer gesteigerten Offenheit. Diese beiden Punkte sind gerade im agilen Arbeiten essenziell. Als Team kann man sich dabei auch belohnen, wenn man Erfolge im Rahmen der agilen Arbeitsweise erzielt hat. In einer ungezwungenen Umgebung bietet es sich auch an, über Ängste und Sorgen, die mit der agilen Methodik einhergehen und zu einer Überforderung führen können, zu reden und diese im Rahmen der Gespräche abzubauen. Oft stehen die Mitarbeiter mit ihren Sorgen nicht allein.
Als Teammitglied muss einem bewusst sein, dass die Auslegung der agilen Methoden sich permanent weiterentwickeln kann. Nicht immer macht es Sinn, alle Elemente einer bestimmten Methode vollständig zu adaptieren. Vielmehr findet fortlaufend ein Prozess statt, indem die Nützlichkeit der einzelnen Elemente hinterfragt werden. Wenn die Motivation im Team durch das Weglassen einer von der Methodik vorgegebenen Arbeitsweise gesteigert werden kann, so sollte dies auch getan werden. Selbstverständlich nur, wenn keine negativen Auswirkungen im Allgemeinen dadurch entstehen.
Von Zeit zu Zeit kann es sich auch anbieten, einen externen agilen Coach für eine bestimmte Zeit dazu zu holen, um neue Impulse und Ideen für das gemeinsame agile Arbeiten zu erhalten. Sofern längere Zeit nach einem Muster gearbeitet wurde, kann durch kleinere Anpassungen bereits ein neuer Motivationsschub generiert werden.
Auch bei der mittelfristigen Betrachtung gilt: Wenn die Einführung von Agilität nicht zu dem gewünschten Ergebnis führt, sollte eine Rückkehr zu klassischen Arbeitsweisen durchdacht werden. Nicht immer kann agiles Arbeiten Sinn ergeben und zu einem langfristigen Erfolg führen. In manchen Fällen gilt auch hier: Try & Error. Ohne es versucht zu haben, wird man nie wissen, ob es funktioniert hätte.
Ihr Ansprechpartner:
Ersay Öztürk – Agiler Coach – ersay.oeztuerk@lucke-edv.de
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